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Seja você um indivíduo, parte de uma organização ou proprietário de uma loja, você está incorrendo em despesas e precisa ser responsável por elas. É tão fácil esquecer uma entrada e tão difícil lembrar onde seu salário desapareceu.

Esse parece ser um problema universal e praticamente todo mundo que conheço está procurando um sistema para registrar despesas. Embora seja necessário registrar todas as despesas em que incorremos, também é necessário tornar o processo fácil e rápido. Quanto mais complicado é registrar as despesas, maiores são as chances de você evitar fazê-lo.

É por isso que vamos dar uma olhada em dois dos aplicativos mais populares de rastreamento e gerenciamento de despesas disponíveis no mercado. Nossa missão, se optarmos por aceitá-la, será chegar a uma conclusão no final deste post. Felizmente, com um vencedor.

Os candidatos são Expensify e Shoeboxed. Vamos ver qual gerente de despesas é adequado para você.

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1. Compatibilidade entre plataformas

Essa é uma das primeiras coisas que verifico sempre que procuro uma nova ferramenta ou aplicativo. Pessoas diferentes têm necessidades diferentes. Alguns adoram o Android, enquanto outros juram pelo iOS. Existem usuários do Windows e pessoas que gostam de acessar coisas em um navegador. Essa situação é especialmente verdadeira quando você trabalha como parte de uma equipe.

O Shoeboxed e o Expensify estão disponíveis nas plataformas Android e iOS. Você também pode usá-los em qualquer navegador de sua escolha, sem problemas. Isso ajudará você a manter seus recibos sincronizados o tempo todo.

2. Visão geral de preços

Outro fator importante a considerar, especialmente se você estiver procurando por uma solução escalável, é o preço. Com centenas e milhares de funcionários, o número de entradas e despesas pode subir rapidamente.

O Shoeboxed oferece três planos principais. Existe um plano de freelancer (usuário único) que começa em US $ 15 / mês, o que permite digitalizar e armazenar até 50 documentos / mês. Se você é uma pequena empresa ou uma startup jovem, opte pelo plano Clássico por US $ 39 para dois usuários, onde você obtém até 150 documentos / mês.

Por fim, há um plano de negócios por US $ 69 / mês, onde você obtém 500 documentos / mês com 3 usuários. Há também um plano de equipe que começa em US $ 9,95 / usuário.

Por outro lado, o Expensify adota uma abordagem mais simples, limitando o número de planos disponíveis. O plano individual começa em US $ 4,99 / mês, sem limite de recibos que podem ser digitalizados. Para as equipes, eles têm um plano de US $ 10 / usuário e, em seguida, há um plano corporativo que começa em US $ 18 / usuário. Há também uma solução corporativa para a qual você precisará enviar um email ou conversar com um representante do cliente.

O Expensify possui uma versão gratuita com 10 digitalizações / mês, enquanto o Shoeboxed oferece 5 documentos / mês com a conta gratuita. Nada mal para testar o serviço.

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3. Experiência do Usuário

Como a maioria de nós usará smartphones para digitalizar recibos de despesas, foi aí que comecei. O aplicativo Shoeboxed não é muito fácil de usar. A interface era um pouco complicada e sem recursos e guias. O Expensify, por outro lado, possui uma interface limpa e intuitiva, com foco na simplicidade e velocidade.

Embora eu não tenha experimentado atrasos em nenhum dos aplicativos, fiquei mais feliz em brincar com o Expensify do que no Shoeboxed. As opções foram limitadas neste último, sem nenhuma maneira de gerenciar ou alterar moedas.

Algumas pessoas precisam viajar para o exterior de vez em quando para participar de reuniões e outras coisas. Com a localização ativada, o Expensify identificará e alterará as moedas rapidamente.

4. Recursos

A funcionalidade básica permanece a mesma. Você digitaliza um recibo de despesa e o aplicativo coleta todos os detalhes importantes, como preço, itens e quantidade, para criar uma versão digitalizada do recibo que será sincronizada com sua conta na nuvem.

Enquanto os dois aplicativos tinham opções para organizar recibos por viagens, o Expensify tinha uma guia de relatórios que será realmente útil. Quão? Colete todos os recibos enquanto estiver em viagem de negócios, crie um relatório e envie para aprovação. Quando for liberado (depósito direto ou PayPal) e você for pago, você será notificado. Isso é poderoso e fácil ao mesmo tempo.

O Expensify me permitiu criar categorias para classificar ainda mais minhas despesas como alimentação, transporte e hospedagem. Normalmente, usamos nossos cartões de crédito para efetuar pagamentos, pois é sem dinheiro, rápido e conveniente. O Expensify também me permitiu importar diretamente o extrato do meu cartão de crédito.

O Shoeboxed permitirá que você rastreie a quilometragem, mas o Expensify também permite que você rastreie o tempo que pode ser útil se você estiver negociando horas por dólares. Além disso, o Expensify vem com uma funcionalidade diária em que um indivíduo recebe um subsídio diário e você pode usar o aplicativo para acompanhá-lo diariamente.

O Shoeboxed possui um recurso que o Expensify carece. Se você tiver um monte de recibos e não tiver tempo para digitalizar, envie-os todos em um envelope para a Shoeboxed e eles digitalizarão e os enviarão para sua conta. Isso o ajudará a limpar os pedidos em atraso e a atualizar.

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5. Integração de terceiros

O Shoeboxed e o Expensify se integram a vários aplicativos e softwares de terceiros, mas o Expensify está liderando a corrida aqui. Ambos se integram a softwares de contabilidade como Quickbooks, Intuit e Xero, mas o Expensify também se conecta à Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber e vários outros serviços populares.

Expensify vs. Shoeboxed: Veredicto

Agora, parece que o Shoeboxed está muito atrasado no que diz respeito ao melhor aplicativo de gerenciamento de despesas. Achei o Expensify não apenas bom para freelancers, mas também para startups, empresas e corporações que procuram uma solução corporativa escalável.

Sem limite no número de recibos que podem ser digitalizados, suporte offline, mais integração de terceiros e melhor experiência do usuário, o Expensify venceu esta batalha. Mas existem outros concorrentes no setor que abordarei em um guia posterior.

Em seguida: você está indo em uma viagem? Procurando aplicativos de gerenciamento de despesas de viagem antes de viajar? Veja abaixo um artigo sobre incríveis aplicativos de despesas de viagem para a plataforma Android.