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A Microsoft lançou o Microsoft Forms em setembro de 2018. Desde então, reuniu um público saudável de pessoas que procuram um serviço que permita criar pesquisas, pesquisas e questionários. Comparado ao Google Forms, o Microsoft Forms possui uma interface mais limpa. No entanto, alguns de seus recursos são fáceis de perder ou são difíceis de encontrar.

Bem, não se preocupe. É aí que entramos. Passamos pelo Microsoft Forms com um pente fino para que você faça o melhor uso possível.

Como será um post longo, vamos direto ao assunto e veremos algumas das melhores maneiras de usar o Microsoft Forms.

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1. Como criar formulários

Quando se trata de criar formulários, o Microsoft Forms oferece sete opções:

  • Múltiplas opções
  • Texto
  • Avaliação
  • Encontro
  • Ranking
  • Pontuação líquida do promotor

Quando se trata de perguntas de múltipla escolha, o bom é que o Forms analise sua pergunta e o ajude com as respostas. Por exemplo, se a pergunta começa com 'Você comprou ...'? Os formulários solicitarão Sim, Não e Talvez.



Ou, se a primeira opção for Triste, o Forms solicitará que você adicione Happy and Angry como segunda e terceira opção. Bacana, certo?

Adicioná-los é um acéfalo. Tudo o que você precisa fazer é selecionar a opção e prosseguir para a próxima pergunta.

Da mesma forma, para perguntas relacionadas ao texto, você pode especificar se será uma resposta longa ou breve. Você também pode restringir o tipo de resposta. Por exemplo, se você deseja um valor menor que 5, basta clicar no menu de três pontos e selecionar Restrições.

Em seguida, selecione um dos valores na lista suspensa e adicione os valores.

Para classificações, você pode especificar os níveis e os símbolos.

2. Compartilhamento e incorporação: quem pode responder

Quando o formulário estiver completo, você poderá enviá-lo para coletar respostas. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar no canto superior direito.

Você pode escolher o público do seu formulário. Se você deseja mantê-lo restrito apenas às pessoas da sua organização, escolha as opções padrão. Caso contrário, clique no link 'Somente pessoas no meu ...' e selecione a opção 'Qualquer pessoa com o link'.

Novamente, você pode compartilhar o link diretamente com seu público-alvo. Mas a melhor opção é incorporar o formulário no seu site ou blog. Ou melhor, você pode simplesmente baixar o código QR do seu formulário e compartilhá-lo em seu blog ou adicioná-lo em um email. Esse método o torna incrivelmente útil para seus respondentes responderem.

Dica rápida: Deseja que seu formulário seja clonado? Se sim, ative a opção Compartilhar como modelo e compartilhe o link com seus amigos ou no próprio formulário.
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3. Quando usar ramificação

Se você costuma criar pesquisas e pesquisas, agora deve saber que nem toda pesquisa ou pesquisa é um conjunto de perguntas diretas. É provável que a lógica condicional seja exibida e, infelizmente, o Microsoft Forms não permite adicionar condições com a mesma facilidade que o Google Forms. Este é um dos recursos ocultos do Microsoft Forms.

Para adicionar lógica condicional, inclua todas as suas perguntas e, uma vez concluído, toque no ícone de três pontos no canto direito e selecione Ramificação.

Em seguida, toque na pergunta que você deseja ramificar. Agora, selecione a próxima pergunta no menu suspenso. Observe que você deve fazer isso para todas as perguntas.

Para visualizar seu formulário com lógica condicional, basta voltar e tocar no ícone de visualização.

4. Compartilhe para colaborar

Formulários e pesquisas também podem ser um trabalho para duas pessoas ou mais e, para isso, o Microsoft Forms incluiu o recurso de colaboração. Para compartilhar um formulário com seu amigo ou colega, toque no botão Compartilhar na parte superior e selecione a opção Compartilhar no menu direito.

Em seguida, escolha o que preferir e compartilhe o link com seus colegas. A única desvantagem é que você não pode escolher seletivamente nomes para compartilhar um formulário, algo que seria uma adição bem-vinda no futuro.

5. Formulários de grupo: o que são e o que fazem

Antes de começarmos, vamos dar uma olhada no que são grupos. Groups é um serviço exclusivo do Office 365 que ajuda na colaboração com seus colegas de equipe. E esses grupos não estão relacionados apenas aos formulários, mas estão espalhados pelo Office Suite.

Chegando aos Formulários de Grupo, os membros da equipe podem exibir e editar um formulário. E se você faz parte de um grupo, não precisa ter um link para o formulário para visualizá-lo. Em vez disso, esses formulários estarão disponíveis na seção Formulários de grupo.

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6. Como adicionar limitações de tempo e outras personalizações

À primeira vista, o Microsoft Forms parece não ter vários recursos. Mas, como mencionamos acima, alguns dos recursos estão ocultos e esse é um deles.

Para adicionar a data de início e a data de término, vá para Configurações no menu de três pontos e marque a caixa Data de início e Data de término. Digite as datas, e é isso.

Outra personalização que você também pode fazer é embaralhar as perguntas entre os entrevistados. Da mesma forma, você também pode adicionar uma mensagem de agradecimento personalizada no final do formulário.

Mas a única configuração que é de extrema importância é a notificação por email. Verifique a configuração de notificação e é isso. Da próxima vez, sempre que alguém responder a uma pesquisa, você será notificado da mesma.

7. Analisar respostas

Então, você enviou a pesquisa e as respostas começaram a aparecer. Mas como você analisa as respostas?

Basta ir para a guia Respostas do seu formulário e você verá as respostas. O bom é que o Microsoft Forms fornece uma representação visual de todas as respostas, facilitando o entendimento.

No entanto, se você deseja visualizar todas as respostas individuais, clique em Exibir resultados. Em seguida, o nome do respondente estará na caixa Respondente e as respostas aparecerão na parte inferior.

Para ver a próxima resposta, clique no ícone de seta. Além disso, para baixar todas as respostas em uma planilha, clique no botão Abrir no Excel e a planilha será baixada no seu sistema.

8. Alterar tema e modelos

O que eu adoro no Microsoft Forms é que a interface é limpa e desorganizada. Outra coisa que vale a pena amar sobre esse serviço são seus temas. Com cores vivas e vibrantes, esses temas farão com que seus formulários se destaquem dos demais.

Tudo o que você precisa fazer é tocar no botão Tema na parte superior e escolher um. Ao mesmo tempo, você também pode dar uma cor personalizada ao seu formulário ou selecionar uma imagem na galeria do seu PC.

Por exemplo, se sua pesquisa for sobre gadgets e telefones, um plano de fundo com um gadget fará mais sentido do que aquele com um homem surfando.

Para fazer isso, clique no ícone Mais e selecione uma das duas opções. Para fazer upload de um plano de fundo, você também pode optar por fazer upload de uma imagem da sua conta do OneDrive ou pesquisar uma na web.

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Faça-os balançar!

Embora o Microsoft Forms tenha vários recursos associados a um bom design, ele ainda carece de certas opções, como a capacidade de carregar arquivos. Além disso, ele também não possui modelos prontos para uso, que você pode escolher e continuar seu trabalho sem perder muito tempo na construção da estrutura.

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